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Prepress Secrets | Blog | Dominik Sourcé

Quicktipp: Endformat (Trimbox) eines PDFs unkompliziert anzeigen

07.03.17
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Druckfähige PDFs enthalten in der Regel auch Daten außerhalb des eigentlichen Seitenformats. Meist handelt es sich dabei um Schnittmarken, den Anschnitt oder auch Seiteninformationen.

Das Problem daran ist aber, dass dadurch die tatsächliche Seitengröße – also das Endformat – verwaschen wird, denn Acrobat zeigt in der kleinen Infobox immer das komplette Format – die Mediabox – an. Dennoch ist die korrekte Information natürlich im PDF hinterlegt, und zwar in der sogenannten Trimbox. Diese kann beispielsweise über das Werkzeug »Seitenrahmen festlegen« eingesehen werden. Allerdings ist das etwas umständlich und im Acrobat Reader nicht möglich.

infobox

Ich möchte daher eine weitere Variante vorstellen: Und zwar ein Skript, das von »Hilfdirselbst«-Mitglied Lars geschrieben wurde. (Vielen Dank dafür!)

Zunächst muss dieses Script in folgendem Ordner abgelegt werden:
Macintosh HD > Benutzer > Name > Library > Application Support > Adobe > Acrobat > Version > JavaScripts

In Acrobat X steht das Skript anschließend in der Werkzeugleiste unter »Zusatzprogramme-Zusatzmodul« als Button mit dem Titel »Trimbox« bereit. Mit einem Klick darauf, erhält man schnell und unkompliziert das Endformat.

trimbox

In Acrobat DC ist die Installation etwas umständlicher: Zunächst muss man im Werkzeuge-Menü unter Anpassen > Benutzerdefiniertes Werkzeug erstellen im Drop-Down-Menü auf Öffnen klicken. Damit öffnet sich ein Fenster, wo unter Zusatzprogramme der Eintrag »Trimbox« zu finden ist. Mittels der zwei Plus-Buttons kann man nun wählen, ob das Tool in der Symbolleiste oder in der rechten Werkzeugleiste angezeigt werden soll.

acrobat-dc-script

Hier nochmal der Link zu dem Forumsbeitrag mit dem entsprechenden Skript: Trimbox anzeigen.

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Warum entspricht der PDF-Exportname nicht meinem InDesign-Dokumentnamen?

27.02.17
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Standardmäßig bekommt ein PDF beim Export aus InDesign den Dokumentnamen zugewiesen. Allerdings ist das nicht immer so und unter Umständen kann das zu einem Ärgernis werden. Doch wann genau passiert das und wie kann man das Problem lösen?

Grundlagen
Wenn man eine neues InDesign-Dokument erstellt und dieses dann beispielsweise unter dem Namen »RichtigerName.indd« speichert, bekommt dieses Dokument beim PDF-Export automatisch den Dokumentnamen zugewiesen. Das PDF heißt also »RichtigerName.pdf«.

Das ist schön und gut, allerdings nicht immer so gewünscht. Es kann beispielsweise sein, dass sich im Dokument »Einladung.indd« zwei Seiten mit zwei verschiedenen Sprachen befinden und man dieses Dokument daher einmal als »Einladung_Deutsch.pdf« und einmal als »Einladung_Englisch.pdf« exportiert. Man muss den Namen also manuell ändern.
Jedoch geht immer dann, wenn man den Namen beim Export manuell ändert, die automatische Verknüpfung zwischen Dokument- und Exportname verloren. Der zuletzt manuell vergebene Exportname wird dann mit dem InDesign-Dokument gespeichert. Öffnet man das Dokument also beispielsweise zwei Monate später wieder und exportiert es erneut, schlägt InDesign automatisch den zuletzt vergebenen Namen vor – in unserem Beispiel »Einladung_Englisch.pdf«.

Das Problem
Das beschriebene Verhalten ist zwar logisch und gut, manchmal führt es aber zu einer ungewollten Situation. Beispielsweise dann, wenn man so eine Datei (mit manuell veränderten Namen) als Vorlage für andere Dokumente benutzt.

Ich hatte kürzlich den Fall, dass ich ein Dokument erstellt habe, dessen Name aus einer Artikelnummer bestand, sagen wir: »0123456789.indd«. Während der Layoutphase habe ich das Dokument, mit dem manuell vergebenen Namen »0123456789_Layout.pdf« exportiert. Nach der Freigabe musste ich davon etwa 200 Varianten erstellen. Dazu habe ich die Datei kopiert und im Finder die richtigen Dokumentnamen (also Artikelnummern) vergeben. Da das Ursprungsdokument aber einen manuell vergebenen Namen hatte, hatten beim Export der 200 Dateien auch alle den gleichen Namen, also »0123456789_Layout.pdf« und nicht wie gewollt die zuvor definierten Dateinamen. Nun hätte ich beim Export natürlich wieder manuell den richtigen Namen vergeben können, das war mir aber zu fehleranfällig und ebenso viel zu mühsam. Also musste eine andere Lösung her.

Die Lösung(en)
Eine Möglichkeit – um sich das Tippen zu ersparen – ist, dass man beim Exportieren das entsprechende InDesign-Dokument anklickt. Damit wird der Name automatisch in das Textfeld eingetragen:

export-indesign-pdf-name

Das war mir aber zu langsam und bei der Menge an Dokumenten auch viel zu fehleranfällig.

Das brachte mich zur Verwendung von Peter Kahrels Skript »Batch process«. Dieses Skript vergibt beim Export immer den Dokumentnamen. Doch obwohl das Skript wirklich genial ist, war es für meinen Zweck nicht ganz passend. Es musste also eine maßgeschneiderte Lösung her.

Meine Ziel war ein simples AppleScript, dass den aktuellen Dokumentnamen in die Zwischenablage kopiert, sodass ich bei Bedarf den Namen schnell und fehlerfrei einfügen kann. Das war relativ schnell erledigt:

docname-script

Dem Skript habe ich dann in InDesign noch ein Tastaturkürzel zugewiesen. So kann ich es schnell aufrufen und wenn nötig den Namen bequem und ohne Fehler einfügen.

Das tolle daran: Sobald der Exportname wieder dem Dokumentnamen gleicht, stellt InDesign automatisch wieder eine Verbindung zwischen den beiden her. Das Skript muss somit nur einmal verwendet werden und für die Zukunft ist das Dokument dann wieder »repariert«.

Fazit
Wenn man über diese Vorgehensweise von InDesign Bescheid weiß, lässt sich das Problem sicherlich oft vermeiden. Allerdings hat man leider nicht immer Einfluss darauf, beispielsweise wenn man mit Fremddokumenten arbeiten muss. Mit den oben genannten Lösungsvorschlägen bekommt man das Problem aber relativ simpel wieder in den Griff. Mein Skript gibt es übrigens hier zum Download.

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Quicktipp: Vorsicht bei interaktiven PDFs und der Acrobat-Ausgabevorschau

11.01.17

ausgabevorschau


Die Ausgabevorschau in Acrobat ist bei mir fast immer offen. Wie ich jedoch kürzlich wieder festgestellt habe, kann das zum Verhängnis werden: und zwar bei interaktiven PDFs.

In meinem Fall handelte es sich um ein PDF mit Formularfelder, die ich zuvor in InDesign gesetzt habe und anschließend testen wollte. Wenn jedoch die Ausgabevorschau im Modus „Farbauszüge“ geöffnet ist, führt das dazu, dass die Formularfelder nicht angezeigt werden, da diese keinem Auszug zugeordnet werden. Leider weißt darauf nichts hin, daher immer daran denken, dass bei Darstellungsfehlern die Ausgabevorschau Schuld sein kann.

[Update 12. Jänner 2017: Der Fehler tritt nur in Acrobat Version X auf, in neueren Versionen werden die Formularfelder korrekt angezeigt.]

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Wie installiert man Adobe PDF-Vorgaben (Joboptions) in InDesign?

26.06.16
Zunächst klingt diese Frage trivial, doch der Schein trügt, denn es gibt verschiedene Installationsvarianten mit unterschiedlichen Auswirkungen:

front-end


Einerseits lassen sich über Datei > Adobe PDF-Vorgaben > Definieren … Export-Einstellungen über das Front-End von InDesign laden (siehe Screenshot oben). Das entspricht dem Kopieren der Joboptions-Datei in den Ordner: Macintosh HD > Benutzer > Name > Library > Application Support > Adobe > Adobe PDF > Settings

Ob man die Dateien direkt in diesen Ordner ablegt oder über das genannte Menü lädt, macht keinen Unterschied. Die Einstellungen erscheinen beim PDF-Export dann so im Drop-Down-Menü:

user-einstellungen
Diese Einstellungen stehen nur dem angemeldeten Benutzer zur Verfügung.


Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, die Export-Einstellungen als geschützte Einstellungen zu installieren. Zu erkennen sind diese an den eckigen Klammern:

geschuetzte-einstellungen
Diese Einstellungen stehen allen Benutzern zur Verfügung.


Bis inkl. CS6 mussten die Dateien dazu nur unter folgenden Ordner abgelegt werden:
Macintosh HD > Library > Application Support > Adobe > Adobe PDF > Settings

Seit CC ist das jedoch nicht mehr möglich, da InDesign auf diesen Ordner nicht mehr zugreift. (Der Grund für diese Umstellung ist das von Apple eingeführte Sandboxing, welches für mehr Sicherheit sorgt, da es Programme den Zugriff auf Systembestandteile verbietet.) Die Einstellungen müssen daher nun hier abgelegt werden:

Macintosh HD > Programme > Adobe InDesign CC 2014 > Kontextmenü »Paketinhalt anzeigen« > Contents > MacOS > Resources > Adobe PDF > settings > mul

Mit InDesign CC 2015 hat sich dieser Ordner noch einmal geändert:

Macintosh HD > Programme > Adobe InDesign CC 2015 > Resources > Adobe PDF > settings > mul

Fazit
Für private Zwecke reicht es meist vollkommen, wenn die Einstellungen über das Front-End von InDesign installiert werden. Sollen jedoch viele Anwender mit den gleichen Einstellungen arbeiten, ist es sinnvoll, wenn diese nicht verändert werden können. In diesem Fall führt kein Weg an der Verteilung über das Back-End vorbei.

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